Memberikan Kesan yang Baik pada Kandidat dari Offer Letter

Offer letter bisa dibilang merupakan dasar dari pembentukan ikatan antara pekerja dengan perusahaan. Jika dari offer letter sudah ada bagian yang kurang jelas, dapat timbul masalah antara pekerja dengan perusahaan karena adanya perbedaan persepsi mengenai isi offer letter. Selain itu, jika ada bagian yang dianggap ‘aneh’ oleh pelamar, bisa jadi ia akan mengurungkan diri untuk bekerja di perusahaan yang ia lamar. Untuk mencegah hal tersebut terjadi, penting untuk memberikan kesan baik pada kandidat dimulai dari offer letter.

Apa saja yang harus ditulis dalam offer letter?

Informasi penting yang harus ditulis dalam offer letter terdiri dari:

  • Tanggal masuk kerja
  • Posisi kandidat di perusahaan
  • Jam kerja
  • Jumlah gaji, dengan rincian gaji bersih yang akan diterima oleh kandidat
  • Rincian tunjangan yang ditawarkan
  • Nama atasan

Hal-hal di atas merupakan informasi dasar yang harus diketahui oleh kandidat tanpa ditutup-tutupi. Informasi ini penting untuk dinyatakan secara tertulis agar tidak terjadi perseteruan saat kandidat sudah diterima bekerja, karena hak dan kewajiban kandidat sudah tertulis secara jelas di offer letter.

Sesuaikan offer letter dengan kondisi

Banyak perusahaan yang menggunakan template untuk membuat offer letter. Tetapi, penting juga untuk tidak terlalu terpaku dengan template dan menyesuaikan isi offer letter sesuai kondisi. Contohnya, pada masa pandemi ini masih ada perusahaan yang menjalankan WFH (work from home) baik 100% maupun dengan pergantian shift. Hal ini juga harus dituliskan pada offer letter.

Selain itu, jika ada persyaratan tertentu bagi kandidat, seperti kewajiban tes kesehatan sebelum masuk, atau misalnya dalam pandemi ini kandidat diharuskan untuk PCR, hal tersebut juga penting dicantumkan pada offer letter.

Manfaatkan email untuk mengirim offer letter ke kandidat

Di era teknologi ini, pengiriman offer letter melalui email juga sudah bukan hal yang aneh. Kandidat akan membutuhkan waktu untuk melakukan review pada offer letter yang diberikan dan untuk membuat keputusan apakah jadi bergabung dengan perusahaan atau tidak. Oleh karena itu, perusahaan dapat mengirimkan email berisi offer letter terlebih dahulu pada 1-2 hari sebelum kandidat menandatangani offer letter.

Mereview offer letter sangat penting baik bagi kandidat maupun bagi perusahaan. Dari sisi kandidat, kandidat dapat mengecek apakah tawaran dari perusahaan sesuai dengan yang diharapkan atau tidak. Dari sisi perusahaan, risiko adanya perseteruan mengenai tunjangan dan gaji antara kandidat dengan perusahaan juga akan menurun karena kandidat sudah memiliki waktu yang cukup untuk me-review offer letter di awal.

Ketika menulis email pengantar untuk offer letter, pastikan bahwa surat dibuka dengan salam dan di dalamnya tercantum penjelasan tentang job description yang lengkap.

Penutup

Memberikan kesan yang baik adalah hal penting dalam rekrutmen. Dengan memberikan kesan yang baik, karyawan akan memiliki rasa percaya dari awal. Selain itu, jika kandidat memutuskan untuk tidak jadi bergabung misalnya karena ada hal yang kurang sesuai dengan karapan, ada kemungkinan bahwa kandidat akan merekomendasikan perusahaan ke kenalannya yang mencari pekerjaan karena mendapatkan kesan yang baik dari perusahaan.

Sumber:

https://www.shrm.org/ResourcesAndTools/legal-and-compliance/employment-law/Pages/offer-letters-start-employment-relationships-off-right.aspx