“Harapan Tanpa Kesepakatan” di Tempat Kerja dan Bagaimana Mencegahnya
Setiap manusia pasti tahu dan pernah merasakan perasaan sedih atau marah, tapi tidak semua orang tahu bahwa perasaan sedih dan marahnya manusia itu disebabkan 90% oleh harapan tanpa kesepakatan. Pernahkah anda mengalami situasi di mana suatu hal tidak bisa seperti apa yang anda bayangkan sebelumnya? Kami akan berbagi sebuah frasa magis yang mungkin dapat membantu anda dalam me-manage perusahaan dengan lebih baik. Frasa itu adalah “Harapan tanpa kesepakatan”
Apa itu Harapan tanpa kesepakatan
Maknanya simpel, yaitu harapan tanpa adanya kesepakatan antara kedua belah pihak. Ekspektasi kepada pihak yang lain tanpa sepengetahuan pihak tersebut sangat mungkin terjadi terutama di dalam pekerjaan. Contohnya, ketika atasan memberikan tugas kepada bawahan atau bawahan diberi tugas oleh atasan. Kedua belah pihak tersebut sama-sama mempunyai pemikiran dan penafsiran yang berbeda terhadap tugas tersebut yang bisa menjadikan tugas A outputnya menjadi B atau C.
Menurut artikel yang ditulis Kunihiro Tanaka, presiden perusahaan Sakura Internet, mengatakan:
Sebagai contoh, saya rasa ada saat di mana ketika atasan membangun ekspektasi pada bawahannya untuk menyelesaikan suatu pekerjaan seperti yang sang atasan harapkan. Akan tetapi, bawahannya tidak mengerti sampai mana harus melakukan pekerjaanya dan kemudian berakhir dengan sang bawahan yang tidak melakukan performa atau menghasilkan sesuatu sesuai yang diharapkan atasan. “Kok tidak dikerjakan,” lalu atasannya menegur bawahannya. Akan tetapi, menurut bawahannya, “Kan itu bukan pekerjaan saya,” pikirnya. Pada akhirnya, sering terjadi baik atasan maupun bawahan sama-sama memendam perasaan marah kepada satu sama lain.
Sebaliknya, ada juga situasi bawahan mengerjakan sesuatu yang tidak minta atasannya. Setelah melakukan pekerjaan itu, sering terjadi sang atasan tidak memuji bawahan tersebut sehingga perasaan sedih muncul di benak bawahannya.
Ditambah lagi, kalau atasannya bilang, “Ini tidak usah dikerjakan sekarang juga tidak apa-apa,” pasti motivasi bawahannya akan sangat menurun.
Point pentingnya adalah adanya kesepakatan sebelumnya untuk menentukan ekspektasi terhadap hal yang baik, hal yang buruk, apa yang anda ingin orang lakukan, apa yang anda ingin orang lain tidak lakukan. Perlakuan atasan kepada bawahan yang menganggap “Tidak usah dijelaskan juga mengerti kan” atau perlakuan bawah kepada atasan yang menganggap “paling kalau lapor juga percuma” adalah contoh tipikal dari betapa pentingnya kesepakatan di dalam ekspektasi kepada seseorang.
Contoh Harapan tanpa kesepakatan
Di bawah ini adalah beberapa contoh Harapan tanpa kesepakatan.
Atasan : “Pekerjaan ini harus selesai hari ini”
Bawahan : “Baik, Pak”
Setelah satu jam waktu berselang
Atasan : “Apakah pekerjaan yang tadi saya minta sudah selesai?”
Bawahan :”Belum pak”
Atasan : “Kenapa baru selesai? Kan Saya sudah bilang harus selesai HARI INI!”
Bawahan : “Mohon maaf pak. (padahal tadi kan dia tidak memberitahu jamnya)”
Seperti dialog di atas akan lahir perasaan sedih dan marah dari kedua belah pihak. Dapat dilihat pada saat atasan memberikan tugas pekerjaan kepada bawahan, bawahan menyepakati tugas yang diberikan, namun perintah tersebut dapat menjadi multitafsir. Yang menjadikan mereka memiliki ekspektasi “terlihat sama” namun berbeda adalah karena keduanya, atasan dan bawahan, dapat dengan bebas menafsirkan perintah tersebut. Perasaan sedih dan marahnya manusia 90% penyebabnya adalah “harapan tanpa kesepakatan”.
Pernyataan yang berisi penafsiran
Hal apakah yang menyebabkan perasaan sedih dan marah timbul dalam contoh di bawah ini?
Atasan : “Kalau misalkan saya bilang sampai hari ini, ya sampai jam pulang kerja hari ini!”
Bawahan : “Kan tugasnya sampai hari ini, beresinnya sampai sebelum pulang kerja ah”
Bisa dilihat dari percakapan di atas, pernyataan yang dapat jadi multitafsir adalah penyebabnya.
Hanya dari kata “Hari Ini” dapat ditafsirkan menjadi
– Hari ini sampai pulang kerja
– Hari ini sampai jam pulang kerja
– Hari ini sampai jam 23:59, dan lainnya
Dengan kata lain, perintah tersebut dapat ditafsirkan sesuai dengan pemikiran yang mendengar, juga seringkali hasilnya adalah perasaan sedih dan marah karena kedua belah pihak memiliki penafsiran masing-masing. Hal ini sering terjadi di dunia kerja yang dapat berujung fatal apabila kesalahan tersebut membuat perusahaan rugi.
Hal-hal yang dapat dilakukan untuk mencegah harapan tanpa kesepakatan
Dalam pengelolaan organisasi, ada banyak situasi-situasi yang disebabkan oleh harapan tanpa kesepakatan yang menimbulkan berbagai macam masalah. Ada beberapa hal yang dapat dilakukan untuk mencegah terjadinya harapan tanpa kesepakatan, yaitu :
〉 Jangan menggunakan kalimat atau kata-kata yang dapat menimbulkan tafsir ganda, jadikan hasil akhir sebagai tolak ukur
Apabila menyangkut deadline atau tenggang waktu usahakan untuk menyampaikannya dengan detail sampai ke menit kalau perlu. Juga pada saat memberikan pekerjaan, jangan menggunakan kalimat atau kata-kata yang mudah jadi multitafsir sehingga dapat menimbulkan perbedaan persepsi. Untuk itu, jadikan hasil akhir sebagai tolak ukur.
〉 Hasil akhir sebagai tolak ukur: Dengan mengerjakan task tersebut, apa yang ingin kamu dapatkan?
Contoh: Buat 5 appointment ke tempat klien
Ukuran hasilnya adalah dari 5 appointment tersebut kita dapat prospek profit senilai Rp.50,000,000
→ Apabila hanya disuruh membuat 5 appointment, akan ada kemungkinan untuk terjadinya harapan tanpa kesepakatan. Misalnya, kelima tempat tersebut tidak memenuhi standar dan tidak profitable. Untuk mencegah hal tersebut, harus ada tolak ukur yang jelas.
〉 Sepakat untuk menanggung tanggung jawab 100%
Maksudnya ialah untuk membuat jelas pihak yang minta tolong dan pihak yang diminta tolong bahwa kedua belah pihak mempunyai tanggung jawab yang sama besarnya untuk mencegah harapan tanpa kesepakatan. Pihak yang diminta tolong mempunyai tanggung jawab untuk mengeluarkan output atas apa yang diminta karena telah menerima detail deskripsi atas permintaan tersebut. Apabila dirasa mempunyai rasa tanggung jawab, secara spontan kita merasa bahwa kita harus tahu tenggang waktu dan tolak ukur hasilnya. Rasa tanggung jawab merupakan hal yang sangat penting untuk dimiliki oleh kedua belah pihak.
〉 Laporan progress 20% dilakukan dengan teliti
Terkadang memang susah menghilangkan multitafsir di pekerjaan karena waktu yang sedikit dan beberapa faktor lain. Ada situasi di mana atasan sibuk hingga tidak bisa mengeluarkan perintah yang jelas, tapi ingin pekerjaan tersebut diselesaikan dengan benar. Untuk situasi seperti itu, apabila di perusahaan Jepang, ada yang dinamakan “laporan progress 20%”, yaitu melaporkan konfirmasi atas outline kasar pekerjaan yang telah dibuat. Dengan laporan progress 20% ini, dapat dihindari kesalahan besar, karena atasan sudah mengecek outline kasar tersebut.
〉 Perjelas Aturan
Dalam mengatur perusahaan, ada aturan yang sudah disepakati, tapi lambat laun itu semua berubah. Hal ini disebabkan oleh peraturan tidak tertulis dan hanya berdasar pada ingatan. Pada akhirnya, ada perbedaan persepsi satu sama lain. Untuk mencegah hal ini, yang dapat dilakukan adalah memperjelas aturan dan langkah-langkah dalam pekerjaan. Contohnya, dengan membuat rekaman tulisan atas aturan untuk memperjelas aturan tersebut, seperti buku isi peraturan. Jadi, bukan persepsi boss atau atasan yang benar, tetapi apa yang tertulis di buku aturan perusahaanlah yang benar.
Penutup
Masalah dalam dunia kerja kerap terjadi, khususnya yang berhubungan dengan orang lain, pasti yang menjadi penyebab adalah harapan tanpa kesepakatan. Dalam berkomunikasi perihal pekerjaan dengan rekan kerja, pastikan tidak ada ruang untuk multitafsir karena dapat merugikan perusahaan. Idealnya seperti yang ditulis oleh Takahiro Miura, CEO perusahaan Creative Agency GO dari Jepang yang mengungkapkan:
“Tolong ini dikerjakan ya, terima kasih” dalam satu kalimat ini saja, ada 10 bahkan 100 perintah yang terkandung di dalamnya. Seperti “Saya ingin melihat outputnya sebelum deadline” “Jangan sampai mengecewakan klien” “Kalau misalkan sulit, kamu bisa andalkan yang lain”. Seringkali ada kecenderungan menjelaskan tiap-tiap perintah tersebut ke orang lain. Akan tetapi, penting juga untuk punya sudut pandang bahwa perusahaan harus punya hubungan antar anggotanya di mana satu kalimat dapat menjelaskan semuanya.
– Takahiro Miura (Original tweet dalam bahasa Jepang)
Dengan begitu kita dapat bekerja dengan lebih cepat. Hal ini pun dapat terjadi jika tiap anggota dalam perusahaan paham atas “harapan tanpa kesepakatan”. Karyawan dengan pengalaman yang sedikit harus beradaptasi agar harapan tanpa kesepakatan tidak terjadi, sehingga beberapa tahun setelahnya dapat mengerti penafsiran rekan kerja. Ketika ada masalah komunikasi dengan karyawan lain, di situlah kita harus sadar dengan kemungkinan adanya “Harapan tanpa kesepakatan”.
