HRIS Untuk Mempermudah Kerja HR
Di jaman yang semakin berhubungan erat dengan sistem otomasi, manajemen untuk SDM pun kini sudah bisa didukung dengan sistem otomasi yang akan memudahkan kerja dari staff di bidang HR ini. Berikut kami ingin membagi informasi mengenai manfaat serta hal yang perlu kita pahami sebelum menggunakan sistem HRIS.
Apa itu HRIS
Sesuai namanya, HRIS adalah singkatan dari Human Resource Information System adalah software atau perangkat lunak untuk mengelola segala hal yang berkaitan dengan SDM. Dengan aplikasi ini kita bisa melakukan pengumpulan data (data entry) serta mengolahnya sesuai dengan kebutuhan dari perusahaan, seperti untuk mengelola penggajian, mengelola data untuk rekrutmen, manajemen kehadiran, dan pengelolaan data lainnya yang disediakan oleh masing-masing aplikasi penyedia HRIS.
Dengan adanya perangkat lunak ini, masing-masing staff HR dapat mengakses data yang dibutuhkan dengan mudah tanpa perlu memeriksa berkas satu persatu seperti saat kita masih menggunakan sistem manual. Fitur pencarian serta fitur otomasi lainnya akan membuat semua pekerjaan bisa dilakukan dengan lebih cepat dan kita juga bisa meminimalisir kesalahan yang mungkin terjadi.
Fitur-fitur yang ada di dalam HRIS
Di masing-masing perangkat lunak yang disediakan oleh beberapa penyedia aplikasi HRIS, tersedia berbagai macam fitur yang bisa dipilih sesuai dengan kebutuhan Anda. Berikut adalah fitur yang paling sering dibutuhkan oleh pengguna HRIS.
1. Manajemen Penggajian
Fitur ini adalah salah satu yang paling dibutuhkan dari perangkat lunak HRIS. Tentunya dengan adanya otomasi dalam pengolahan data, jumlah upah, tunjangan, perhitungan lembur dan penghitungan lainnya untuk masing-masing karyawan bisa langsung diolah dan tentunya menghemat waktu HR. Selain itu dengan menggunakan sistem yang otomatis ini kita juga bisa mengurangi kemungkinan kesalahan pada penghitungan ataupun data yang terlewat.
2. Manajemen Rekrutmen
Manajemen rekrutmen adalah salah satu fitur yang juga banyak diminati karena memudahkan HR dalam proses rekrutmen, dimulai dari anailsa data pelamar, evaluasi kemampuan dan juga untuk mengecek apakah kualifikasi pelamar sudah sesuai atau belum. HR pun dapat mengatur status pelamar dengan mudah dengan fungsi drag and drop untuk memindahkannya dari tahap seleksi dokumen ke tahap selanjutnya. Selain itu data pelamar yang sudah masuk bisa langsung dipindahkan menjadi data pegawai bila pelamar lolos untuk masuk ke perusahaan jadi HRD tidak perlu lagi menginput ulang data.
3. Manajemen Waktu & Kehadiran
Sistem manajemen kehadiran ini merupakan salah satu yang sangat praktis dan memudahkan HR dalam penghitungan baik kehadiran hingga penggajian. Dengan menggunakan sitem HRIS data kehadiran serta waktu karyawan tiba dan keluar dari kantor bisa tercatat secara akurat dilengkapi dengan fitur tracking lokasi agar memastikan bahwa karyawan benar telah melakukan absensi di kantor. Selain itu ada pula fitur di mana karyawan dapat mengajukan cuti serta melihat sisa cuti mereka secara real time. Dengan pendataan secara otomatis, data bisa langsung diintegrasikan dengan fitur penggajian untuk selanjutnya bisa dipakai dalam penghitungan gaji karyawan setiap bulannya.
4. Manajemen Penilaian
HRIS membuat proses evaluasi karyawan berjalan dengan lebih praktis. Manajer dapat membuat lembar evaluasi sendiri untuk diberikan ke setiap karyawan. Beberapa jenis evaluasi dapat dibuat; evaluasi diri, skala peringkat, penilaian 360 derajat, dan lain-lain. Setiap hasil penilaian dapat ditinjau dengan mudah dan kemudian diukur untuk mengetahui kemajuan yang dihasilkan karyawan.
5. Manajemen Pajak
Sistem HRM yang baik seharusnya memiliki fitur Tax Management yang terlokalisasi. Seluruh informasi keuangan dan pajak PPh 21 karyawan, mulai dari NPWP, data BPJS Kesehatan, BPJS Ketenagakerjaan, hingga informasi bank karyawan semestinya dapat ditinjau melalui sistem.
6. Laporan Analitik
Sistem HRM yang baik memungkinkan manajer HRD untuk membuat berbagai laporan terkait tenaga kerja seperti gaji, pengeluaran, pajak, kehadiran, pencapaian, dan lain-lain hanya dalam hitungan menit. Laporan juga dapat dibuat dalam beberapa format; diagram garis, diagram lingkaran, tabel, dan diagram batang.
Hal yang perlu diperhatikan sebelum memilih sistem HRIS yang ingin dipakai
Cek fitur yang dibutuhkan oleh perusahaan
Pilihlah perangkat lunak yang menyediakan fitur yang sesuai dengan kebutuhan perusahaan Anda. Para penyedia aplikasi juga sering memberikan berbagai pilihan yang terutama dibutuhkan baik untuk perusahaan kecil maupun perusahaan besar yang membutuhkan cloud penyimpanan data yang besar. Selain itu carilah juga yang sesuai dengan budget yang dimiliki oleh perusahaan. Dengan adanya budget kita bisa mempersempit pilihan yang tersedia untuk selanjutnya bisa meilih perangkat lunak yang paling sesuai dengan yang sibutuhkan oleh perusahaan.
Cek juga apakah aplikasi bisa digunakan secara fleksibel
Sistem perusahaan tentunya tidak akan selalu sama seiring dengan pertumbuhan perusahaan. Oleh karenanya perlu juga mempertimbangkan hal berikut ketika akan memilih aplikasi penggajian karyawan.
- Apakah data dari sistem yang ada bisa diimpor atau harus diinput secara manual
- Apakah vendor menawarkan jasa implementasi dan konsultasi
- Berapa biaya teknisi yang akan dialokasikan untuk menerapkan sistem yang baru
- Apakah sistem lama dan baru perlu dijalankan paralel selama satu periode untuk memperhatikan jika masih ada error
Cari tahu soal track record dari penyedia layanan HRIS
Lakukan riset terlebih dahulu dan cari tahu perusahaan yang telah menggunakan sistem HRIS tersebut untuk memastikan bahwa penyedia jasa ini kredibel dan bisa dipercaya. Karena data perusahaan tentunya sangat penting dan tidak sepatutnya disalahgunakan karena menyangkut juga dengan data dari karyawan yang ada di perusahaan anda.
Perhatikan juga apakah jasa yang tersedia sudah sesuai dengan kebijakan pemerintah
Hal lain yang perlu diperhatikan sebelum memilih aplikasi penggajian karyawan adalah kepatuhan terhadap peraturan dan perundang-undangan yang ditetapkan pemerintah Indonesia. Vendor aplikasi lokal memiliki keunggulan dalam mengakomodasi kebutuhan ini, namun belakangan vendor internasional pun terus meningkatkan konten lokal mereka. Dua faktor penting yang perlu dipertimbangkan adalah pelaporan pajak dan penghitungan premi BPJS. Pahami cara kerja sistem yang ditawarkan, apakah perubahan peraturan akan terupdate otomatis dan bagaimana prosedur pelaksanaannya.
Sumber :
https://www.hashmicro.com/id/blog/apa-itu-hris-pengertian-fungsi-hrm-software/
https://www.karyaone.co.id/blog/apa-itu-hris/
https://www.linovhr.com/perhatikan-5-hal-berikut-sebelum-memilih-aplikasi-penggajian-karyawan/
